NOAK integritetspolicy

En ny lag, GDPR, träder i kraft 25 maj 2018, vilket innebär att skyddet för din personliga integritet kommer att förstärkas och att du får större kontroll över dina uppgifter. Mycket är sig likt från Personuppgiftslagen, PuL, vilken vi i NOAK konstförening tidigare har följt.

Vad är GDPR?

GDPR är en dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation 2066/679), som börjar gälla inom hela EU den 25 maj 2018. Lyssna till ett kort videoklipp från Datainspektionens introduktion till den nya dataskyddsförordningen, eller läs mera på Verksamts hemsida. Läs också vår egen sammanställning av viktiga skillnader mellan PuL och GDPR.

~   ~   ~

Konstkluster med sin ideella förening NOAK respekterar din personliga integritet och ser till att du kan känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas hos oss. Så här gör vi:

Typ av data som vi samlar in

Vi samlar endast in de personliga data som du frivilligt förser oss med. De data vi samlar in är namn, postadress, land, e-mailadress, telefonnummer, samt vilket år medlemmen inträdde som medlem i NOAK. Vi registrerar också inbetalda medlemsavgifter. För medlemmar och övriga som deltar i våra arrangemang registrerar vi även personnummer och inbetalda studiecirkels-/kursavgifter.

I de fall föreningen tar foton för att lägga upp på genomförda arrangemang på vår egen hemsida och i föreningens Facebook-/Instagramprofil, så efterfrågas alltid först om lov. För medlemmar efterfrågas tillåtelse i samband med ansökan om medlemskap. För övriga deltagare i våra arrangemang frågar vi om ett muntligt godkännade under det aktuella arrangemanget.

Rättslig grund för lagring av personlig data

Vi lagrar personliga data för att upprätthålla föreningens medlemsregister, för att administrera inbetalning av medlemsavgift och för att kommunicera med våra medlemmar kring föreningens arrangemang. Namn, postadress, land, e-mailadress samt telefonnummer används för utskick av inbjudningar och information kring föreningens arrangemang. Inträdesår lagras för att ser hur länge medlemmar stannar kvar i föreningen. Personnummer används till registrering av våra studiecirklar och kurser, som vi ger i samarbete med Folkuniversitetet i Göteborg.

Föreningens syfte med att lägga upp foton från genomförda arrangemang på webben är att visa intresserade vilken typ av arrangemang vi som förening anordnar. Vår intention med att lägga upp foton på webben är alltså att bilderna  skall representera de sammanhang vi tar bilderna vid och inte enskilda personer.  Vår förhoppning är att vi med denna typ av marknadsföring sprider intresset för vår verksamhet och att fler deltagare söker sig till vår förening.

Lagring av personliga data

Dina personliga data sparas så länge du är medlem i NOAK. Om medlemsavgift inte betalas under en period på två år i rad, raderas din data från vårt medlemsregister.

När det gäller foton som en gång lagts ut på webben, så är sannolikheten stor att dessa för alltid kommer att på något sätt finnas kvar, vilket ligger utanför NOAKs ansvarsområde.

Säkerhet

NOAK använder Visma bokföringsprogram för internt medlemsregister. Vår kassör sammanställer aktuell medlemsmatrikel till Microsoft Excel, för övriga styrelsemedlemmar att använda inför kommunikation med medlemmarna. Vid mailutskick används endast NOAKs mail, medan däremot medlemmarna själva kan välja fritt mellan att maila till föreningen eller direkt till någon utav styrelseledamoterna. Såväl medlemmarnas ifyllda medlemsanmälningsblankett, som medlemsregistret i Excel sparas på plattformen Dropbox, vilken är låst och begränsad för åtkomst endast av medlemmar i NOAK styrelse.

Rutiner vid eventuell personuppgiftsincident

Om NOAK skulle bli utsatt för datintrång eller på annat sätt förlora kontrollen över dina personuppgifter så lovar vi inrapportera till Datainspektionen inom 72 timmar. Om vi bedömer att behov finns, så informerar vi även medlemmarna om händelsen.

Dina rättigheter

Du har alltid rätt att få veta vilka personliga data vi lagrar och använder rörande dig. Du har rätt att begära ut en kopia av denna data. Du har också rätt att begära rättning av felaktiga data som lagrats om dig. Du har också rätt att begära att din personliga data raderas i samband med eget utträde.

Vid frågor vänligen kontakta NOAK konstförenings kassör på mailadress kassor@noak-ockero.se

~   ~   ~

Behöver du göra något?

Du behöver godkänna att vi lagrar dina uppgifter. Befintliga medlemmar gör detta enklast via ett mail som skickas ut i början av maj 2018. Nya medlemmar behöver markera sitt godkännande av vårt sätt att hantera personliga data i samband med sin ansökan om medlemskap.

Du kan vara trygg med att NOAK även i fortsättningen kommer värna om din integritet.

 [Dessa villkor gäller fr o m den 25 maj 2018 och ska gälla tillsvidare]  

/Hönö 2018-03-27
NOAK styrelse